A home office és a kötetlen munkaidő manapság nagyon divatos, főleg a fiatalok várják el az effajta szabadságot. A cégnek is jó, ha hagyja, hogy a dolgozók szabadabban osszák be az idejüket - de nem határok nélkül. Amikor a mai munkavállalók jelentős része dolgozni kezdett, még egyértelműen a hagyományos, 9-17 óráig dolgozunk az irodában rendszer uralkodott. A legfontosabb dolog a „blokkoló óra”, hogy a munkavállalók jelenjenek meg időben a munkahelyen és a nyolc óra munkaidőt pontosan töltsék ki.
Mike Mihalovitcz, a Profit First szakértője is dolgozott ilyen helyen, sőt, az volt a feladata, hogy figyelje az alkalmazottak jövés-menését. Már akkor tudta, hogy ennél a módszernél biztosan létezik jobb út is – írja blogbejegyzésében.
Néhány évvel ezelőtt egy úttörőnek számító koncepcióval létrejött a Best Buy, mint eredményorientált munkahely. Megszűnt a kötelező ledolgozandó óraszám, a termelékenység helyett az eredményekre koncentráltak. Bár a program végül kiégett, a munkahelyi struktúrák szempontjából lényegében megváltoztatta a gondolkodásmódot. A félig virtuális iroda tulajdonképpen egy hibrid megoldás, amely egyesíti a hagyományos irodai modelleket a home office legjobb lehetőségeivel.
Egy kicsit itt, egy kicsit ott
Hogyan is néz ki a félig virtuális iroda? Egyrészt van egy hagyományos irodánk, mindenkinek saját ülőhelye, komplett számítógép, telefon és minden más, ami a munkavégzéshez szükséges. Másrészt minden munkatársnak ugyanezek a feltételek adottak otthon is. Amikor az irodában cseng a telefonunk, akkor otthon is megszólal ugyanaz a vonal. Mindenkinek be kell jelentkeznie reggelente és közölnie, hogy aznap hol kíván dolgozni – a bejelentkezés ennek megfelelően személyesen vagy telefonon történik. Az egyetlen előírás, hogy az előre ütemezett személyes megbeszéléseken jelen kell lenni, más esetekben a munkavállaló szabadon dönthet.
A félig virtuális iroda előnyei hosszan sorolhatók. Először is, nincs ingázási idő, nem kell a dugóban araszolva tölteni a reggel és délután nagy részét. Az ágyból kipattanva a munkatársaink akár egy kávé után azonnal belevághatnak a munkába. Ráadásul mára mindenki számára evidens, hogy egyszerűen nem arra vagyunk tervezve, hogy nyolc órát szinte szünet nélkül koncentráljunk a megoldás egyértelműen hatékonyabb. Ha saját magunknak építjük fel a napi munkabeosztásunkat, sokkal hatékonyabbak lehetünk, az igényeinkkel jobban összeegyeztethetjük a napi feladatleosztást, egy szóval boldogabban végezzük a munkánkat. (De azért jobb magunknak is szabályokat felállítani, hogy ne essünk szét teljesen. Az ugyanis a tapasztalatok szerint a magánéletünk rovására megy. Igen, nem a lazsálástól, hanem a túlmunkától kell félni!)
A rugalmas munkabeosztásba még bepréselhetünk egy autószerelőt, könnyebben elugrunk a gyerekért az iskolába, odaérünk időben az iskolai ünnepségekre, és még hosszasan sorolhatnánk – csupa olyasmi, ami miatt a kollégák kiegyensúlyozottabbak, és amikor dolgoznak, könnyebben tudnak teljes elkötelezettséggel a munkára koncentrálni.
Kinek jó?
Természetesen nem minden munka esetében megoldható ez a fajta munkaszervezés, de az állások jelentős részében valamilyen módon igen. Vannak olyan munkatípusok is, amelyekhez viszont kifejezetten passzol. Vegyünk például egy szabadságra vágyó üzletkötőt, aki akkor szárnyal az értékesítésben, ha maga oszthatja be az idejét, hiszen elképzelhető, hogy a potenciális ügyfelek jelentős része csak a klasszikus irodai munkaidőt követően ér rá. Vagy egy IT szakembert, aki főleg délután, és éjjel szeret dolgozni. Nem probléma!
Nem fenékig tejfel
Miért nem mondjuk mégsem, hogy azonnal küldjön haza mindenkit? Mint mindennek, a virtuális irodának is vannak hátrányai – ezért javasolja a szakértő a félig virtuális megoldást.
A napi személyes kommunikáció, az azonnali reakciók az egy épületben dolgozóknál nagy előnyt jelentenek. (Ez a zaj egyébként zavaró is lehet, egy nyugodtabb környezetet kívánó, zűrösebb napon például áldás lehet az otthoni munkavégzés, ami az optimálisabb koncentrációt is lehetővé teszi, jobban tudunk összpontosítani. Hogy mit lehet tenni – azon kívül, hogy hazamegyünk – arról itt olvashat.)
Az egy épületben, egy folyosón dolgozóknál megvan a bajtársiasság, a kollektíva összetartozása, a közös ünneplés az irodában, például egy sikeres értékesítés után. Megvan a csapatszellem, a támogatás és az ünnepségek a sikeres értékesítés az irodában.
De nem csak a dolgozóknak kell a személyes együttlét. Az egyik legnagyobb előny, ami miatt az irodában végzett munka jobb lehet, hogy az ügyfélkiszolgálás komplexebb. Ha azonnali segítség kell egy kliensnek, több szakember is a rendelkezésére állhat. Ha egy osztály nem tud megoldani egy problémát, perceken belül ott lehet a másik részlegen dolgozó szakember vagy tapasztaltabb kolléga, hogy segítsen az ügyfélnek.
Michalovitz tapasztalatai szerint az ideális ezért az irodai és otthoni munka vegyítése, mégpedig úgy, hogy 60 százalékban az irodában, 40 százalékban pedig otthon végzik a munkát a kollégák.