A szervezetek örökös változásban vannak. A környezet kihívásaira történő változásokat azonban csak tudatos irányítással és tervezéssel lehet sikeresen kezelni. Napjainkban, a piaci elvárásoknak és a különböző törvényeknek való megfelelés érdekében sok területen fontossá vált, hogy egy cég rendelkezzen a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet által kiadott ISO szabványok valamelyikével. A tanúsítvány bizonyíték arra, hogy a cég folyamatai hatékonyan működnek és eleget tesznek mind a vevői-, mind a jogszabályi követelményeknek.  

Mi is pontosan a szervezetfejlesztés?

Habár a régi mondás úgy tartja, hogy ’járt utat járatlanért el ne hagyj’, egy vállat életét számtalan külső és belső tényező befolyásolja, ami szükségessé teszi tervezett, szabályozott és folyamatosan ellenőrzött intézkedések megtételére, amelyekkel reagálni tud a környezeti, politikai, piaci, technológiai és kulturális változásokra. A szervezetfejlesztés olyan különböző megközelítések, technikák és módszerek alkalmazása, amelyek a szervezetben történő beavatkozással és változtatással összhangban hosszú távú fejlődést biztosítanak, a dolgozók készségeit és szemléletmódjukat összehangolva az elérendő célokkal.


A változtatás szintjei

A szervezeti munka során kétféle beavatkozás létezik; szerkezeti és folyamat. Az első a szervezet teljes felépítésének megváltoztatását irányozza elő, a változtatandó motívumok szervezeti életbe integrálásával, utóbbi pedig az alapfolyamatokra fordít figyelmet. Egy ISO szabvány szerinti működtetés kiépítése mindkét szintet támogatja rendszer-és folyamatszemléletű megközelítése által.

A cégek jól elkülönült funkciók ellátására jönnek létre, ahol a tagok összehangoltan cselekszenek, hogy azáltal célirányos eredményességi többletet hozzanak létre. A tevékenységek és a hozzájuk kapcsolódó erőforrások folyamatként kezelése segíti az átláthatóságot, így a kitűzött célok hatékonyabb elérését. Az egymással összefüggő folyamatok rendszerként való azonosítása is ezt hivatott támogatni, csak a teljes szervezet vagy szervezeti egységek figyelembe vételével.


A szervezetfejlesztés területei

• Szervezeti rendszer: A vállalat felépítésére vonatkozik; a szervezeti szintek számának csökkentésével, felesleges folyamatok és területek felszámolásával, ha arra szükség mutatkozik.

• Stratégia: A stratégia szabja meg, hogy az adott vállalat milyen gyakorlati lépéseket tesz a társadalmi térben. Ennek a célokkal összehangoltan kell működnie és szabályoznia a folyamatok és tevékenységek menetét. A tervezési folyamatok fejlesztése és a célkitűzési folyamatok javítása is ebben segít.

• Szervezeti szerepek: A munkakörök, hatáskörök teljes körű meghatározását jelenti, az átfedések megszüntetésének és a vezetői felelősségek figyelembe vételével.
 

A szervezetfejlesztés alapelvei

1. Szervezeti keretek biztosítása

2. Szervezeti célok meghatározása (tervezés, szervezés, irányítás, ellenőrzés)

3. Az irányító funkció elkülönítése

4. Felső vezetés szerepének fontossága 

5. Átfogó helyzetelemzés 

6. Probléma-elemzés, ok-okozati összefüggések felülvizsgálata

7. Szervezeti tagok és a külső tanácsadók együttműködésének fontossága

A hatékony szervezetfejlesztés, csakúgy, mint egy ISO szabvány szerinti irányítási rendszer kialakításának segítése külső tanácsadók feladata, a változtatás felelőssége viszont a cég vezetőjéé. Ennek céljából célszerű szabványismereti tréningeken részt venni, hiszen a hosszú távú változásokhoz idő és megfelelő felkészültség szükséges; a követelmények, módszerek és technikák alapos ismeretével, alkalmazási módjaival. 

Írta: Rozsnyay Anna

FrameWork Hungary Kft.