Az irányítási rendszerekre általában "szükséges rossz" - ként tekintenek a cégek. Ha Te is azt tapasztalod, hogy a bevezetett rendszer nem jár azonnali és pozitív hatással, akkor figyelj! Számos oka lehet annak, hogy ez így alakult. Nézzük néhányat belőle!

1. Rossz hozzáállás

Nagy a különbség a "kell" és a "szeretnénk" között.  Még az irányítási rendszer kialakítása előtt tisztázd, hogy hogyan állsz ehhez a kérdéshez és milyen módon kommunikálod ezt a munkatársak felé. A rossz üzenetek és negatív hozzáállás kihat a későbbi működés eredményességére.

2. Nincs megfelelő terv

Épp úgy, mint bármely más projekt esetében, az irányítási rendszereknél is szükség van reális terv kidolgozására ahhoz, hogy az meghozza a várt eredményeket. Amikor egy vállalkozó elindítja saját üzletét, kidolgoz egy részletes üzleti tervet, amiben lépésről lépésre megfogalmazza, mikor, mit és milyen eszközökkel fog véghezvinni annak érdekében, hogy a vállalkozás sikeres legyen és megtérüljön a befektetett tőke és energia. Ez a minőségirányításban és más irányítási rendszerek esetében is így van. A recept pedig egyszerű: egy jól kidolgozott terv nagyobb valószínűséggel vezet sikerhez, mintha csak a lehetőségeket latolgatjuk és az érzéseink után megyünk.

3. Irreális elvárások

"Kell egy minőségirányítási rendszer 3 hónap alatt. Az egész cég ezen fog dolgozni, megírunk egy tucat szabályzatot és a Kézikönyvet. Ennyi az egész! Nem? " NEM! Mielőtt nekilátsz, szükség van a cég módszeres felmérésére ahhoz, hogy képet kapj a jelenlegi helyzetről.  E nélkül nincs reális terv és korrekt rendszerkialakítás. Pláne nem 3 hónap alatt!

4. Vezetői elkötelezettség hiánya 

Az irányítási rendszerszabványok leírják, hogy a felső vezetésnek bizonyítania kell elkötelezettségét a rendszer működtetése és folyamatos fejlesztése mellett. Ehhez nem elég "csak megírni és kifüggeszteni a Politikát".

5. Munka, a megszokott módon

A rutin jó, ha van. Azonban a szabályozások olyan előíró dokumentumok, amelyeket nem lehet figyelmen kívül hagyni a feladatvégzés során. Hiába aktualizálod a szabályzatokat, ha senki nem használja őket. Ennek az egyik következménye az "utólagos papírozás" és a szabályozások utólagos módosítása lesz. Nem véletlen fogják azt gondolni a cégedben, hogy felesleges papírgyártás folyik.

6. Ügyfelektől érkező visszajelzések hanyagolása

Az elégedett és visszatérő ügyfél minden sikeres vállalkozás szívügye. Az ügyfelek megérdemlik, hogy figyelj rájuk. A minőségirányítási rendszerben a vevői visszajelzések és az ügyfélelégedettség-mérés megmutatja, mennyire jó számukra a terméked vagy a szolgáltatásod. Segít abban, hogy bevond a vevőidet céged működésének javításába, fejlesztésébe. Emiatt nem mindegy, hogy hogyan kéred ki az ügyfeleidtől az információkat és az sem, hogy mihez kezdesz a kapott pozitív és negatív visszajelzésekkel.